Vitaz is een dynamisch fusieziekenhuis, met een uitgebreid zorgaanbod op zes verschillende campussen in het Waasland. Goed voor zo’n 1000 bedden en 3000 medewerkers. Sinds kort werkt Vitaz met het elektronisch patiëntendossier (EPD) van nexuzhealth (het Klinisch Werkstation - KWS). Sam Lowie, programmamanager EPD bij Vitaz, legt uit waarom ze achter hun keuze staan om met het innovatieve elektronisch patiëntendossier van nexuzhealth te werken. De highlights? Veiligheid, informatiedeling en gebruiksgemak. 

Vitaz ontstond begin 2022 door een fusie van AZ Lokeren en AZ Nikolaas. Onder Vitaz vallen de ziekenhuizen van Sint-Niklaas, Lokeren, Beveren, Temse, Hamme en Sint-Gillis Waas. Om die ziekenhuizen intens en uniform te laten samenwerken, werd besloten om de verschillende softwarepakketten te vervangen door één geïntegreerd EPD. “In 2020 volgde een aanbesteding, toen is nexuzhealth weerhouden”, vertelt Sam Lowie. “We zijn ondertussen reeds meer dan een jaar bezig met configuratie en opleidingen, ook in 2023 loopt dit traject verder. Sinds september 2022 zijn we opgestart met het administratieve luik. Dat betekent dat alle patiënten bewegingen (ADT: admission, transfer and discharge, nvdr.) nu in real-time geregistreerd worden binnen KWS: een patiënt komt binnen op spoed, gaat door naar een andere afdeling, er volgt een consultatie met een arts … Administratief is alles terug te vinden in het KWS. En ook de facturatie is gekoppeld. Dat geeft op elk ogenblik een veel beter beeld van de status én verblijfplaats van een patiënt in vergelijking met ons vorig EPD.”

Verschillende voordelen

Overschakelen naar een ander EPD zorgt in het begin voor heel wat uitdagingen, maar levert daarna flink wat voordelen op. “Binnen het ADT-luik kampen we nog met enkele uitdagingen qua procedures, maar we zien uiteraard ook enkele ‘quick wins’. Vroeger was alles erg gecontroleerd door de centrale planning, binnen het EPD van nexuzhealth moeten we dat voor een stuk loslaten.

Verpleegkundigen kunnen zo wel zelf zaken zelfstandig uitvoeren en dat zorgt voor een pak minder telefoontjes. Op het vlak van zorg en medische dossiervoering zien we dat het veel verder gaat dan puur registratie; het KWS helpt de planning. Als we een infuus registreren, weet KWS dat dit de volgende dag ook gecontroleerd moet worden. En op dag x moet de leiding vervangen worden. Deze taken worden automatisch gepland in het systeem.

Nog een grote troef is dat KWS ondersteuning geeft bij ‘foutliggers’. Elke eenheid heeft uiteraard zijn specialisaties, maar door drukte of beperkte bedcapaciteit gebeurt het weleens dat iemand die pakweg op geriatrie moet liggen op orthopedie belandt. “KWS geeft de standaard zorgplanning voor het specialisme waarvoor iemand is opgenomen waarbij vroeger standaard de planning van de verpleegeenheid werd getoond”. Dankzij KWS krijgen de verpleegkundigen nu gespecialiseerde ondersteuning. Dat is echt een winst.”

Weldra ook medicatiebeheer

“Zo’n 12 jaar geleden koos Vitaz voor een best of breed-oplossing voor medicatiebeheer”, gaat het verder. “We hebben dus verschillende gespecialiseerde pakketten die naast elkaar werken. Het nadeel is natuurlijk dat elk pakket een kluis op zich is. Informatie delen is bijna onmogelijk omdat alle tools een andere taal spreken. Bij een anamnese op spoed vraagt de behandelende arts aan de patiënt welke medicatie hij neemt. De arts registreert dat in ERLine en zodra de patiënt naar de juiste afdeling verhuist, dienen dezelfde gegevens in een ander pakket te worden ingegeven. Hetzelfde geldt voor allergieën. Die moeten vaak ook meermaals geregistreerd worden, omdat de verschillende pakketten niet optimaal samenwerken. 

Door het medicatieluik binnenkort in het epd van nexuzhealth te zetten, gaan we een stuk gestructureerder én efficiënter werken. Nog een voordeel is dat we in de toekomst medicatie en laboresultaten aan elkaar kunnen linken. Bovendien werkt nexuzhealth met een medicatieschema op patiënt niveau en niet op contactniveau. Het schema wordt verder gebruikt en aangepast tijdens de verschillende contacten (consultatie, hospitalisatie, spoed) die een patiënt met Vitaz heeft.

Patiënt ook gebaat

Voor de patiënten zijn er uiteraard ook heel wat voordelen. “In eerste instantie denk ik aan de beslissingsondersteuning en de veiligere manier van werken”, zegt Sam Lowie. “Bovendien heeft de patiënt toegang tot zijn eigen nexuzhealth-omgeving via mynexuzhealth. Daarnaast krijgt hij ook meer zaken in eigen handen: denk maar aan afsprakenbeheer. Voorschriften moeten ook niet meer afgedrukt worden. Alles is perfect te raadplegen via mynexuzhealth. Wij kunnen de patiënt ook veel beter informeren. Stel dat er een volledige knieprothese gepland staat. We kunnen weken op voorhand informatie delen en meldingen sturen: ‘vanaf morgen moet je stoppen met je antistollingsmedicatie’, bijvoorbeeld. Door gefaseerd info te verstrekken, is de patiënt veel beter voorbereid voor zijn ingreep.

Ook op het vlak van PROMs en PREMs biedt nexuzhealth een prima oplossing. De data uit patiëntbevragingen is makkelijker en sneller bruikbaar, want je moet niet meer in brieven beginnen te zoeken. Tegen 2024 of 2025 willen we zelfs het ondertekenen van ‘informed consents’ of een akkoord voor de  kamerkeuze volledig via mynexuzhealth laten verlopen.”

“2023 zal een overgangsjaar zijn waarin de verschillende diensten overstappen naar het EPD van nexuzhealth. Nadien zal er echt een optimalisatie van de werking zijn die zowel de patiënt als de zorgverleners binnen Vitaz ten goede komt. Ook transmuraal komen er een pak mogelijkheden bij dankzij nexuzhealth pro en nexuzhealth consult.