Met 150 patiënten per dag is de maaltijdbevoorrading in het Heilig Hart Leuven een hele organisatie. Om die maaltijden niet langer manueel op te nemen, ging Heilig Hart met met c-meal aan de slag. Dat is niet alleen een pak efficiënter, maar is ook voor de patiënt een meerwaarde.

"We waren nog één van de weinige ziekenhuizen die elke maaltijd manueel lieten opnemen en optellen door logistieke medewerkers en diëtisten," vertelt projectverantwoordelijke Marie De Raedt. "En dat mag je vrij letterlijk nemen: diëtisten trokken streepjes voor elke maaltijd en gaven die aantallen door aan de keuken."

Tijdverlies met oude manier van werken

"Dat was uiteraard een tijdrovende bezigheid", vult diëtiste Silke Neels aan. "Bovendien werden die fiches hergebruikt, wat op vlak van hygiëne ook niet de beste oplossing is. Ook logistiek was die werking niet optimaal: we liepen vertraging op in de keuken omdat we geen zicht hadden op hoeveel maaltijden we moesten verwerken. Kortom: een archaïsche manier van werken die zowel de logistieke medewerkers, de diëtisten én het keukenpersoneel onnodig veel tijd en moeite kostte."

Implementatie van c-meal

"Vorig jaar in juni besloten we om c-meal stapsgewijs te implementeren," gaat Marie De Raedt verder. "Eigenlijk hadden we dat al 20 jaar geleden willen doen, maar toen stonden we qua IT nog niet sterk genoeg. De implementatie bestond uit twee delen. Enerzijds is er c-meal zelf, waarmee diëtisten de patiënten bevragen. Vervolgens wordt die info in realtime naar de keuken doorgestuurd, wat heel vlot verloopt. In de nabije toekomst willen we nog de allergeneninformatie toevoegen aan de app. Dat doen we vandaag nog niet, maar het systeem is er wél op voorzien."

Betere patiëntbeleving met patiënt app

"Daarnaast implementeerden we ook de patiënt app waarmee patiënten zélf hun maaltijden kunnen kiezen. Die app wordt stilaan geïntroduceerd. Corona gooide daar even roet in het eten, omdat we niemand meer persoonlijk konden ontvangen in het ziekenhuis voor support en hulp bij de implementatie. Het duurde dus uiteindelijk wat langer dan voorzien, maar het is gelukt. We begonnen met de dienst materniteit. Nadien volgden pediatrie en nog twee chirurgische afdelingen. De reacties van de patiënten zijn zeer positief, dus later dit jaar willen we de patiënt app in het hele ziekenhuis introduceren," vertelt Marie De Raedt.

Persoonlijke begeleiding

"De grootste drempel is het feit dat niet elke patiënt het patiëntportaal mynexuzhealth gebruikt," gaat Marie De Raedt verder. "We moeten dus eerst dat platform nog breder inzetten, en dan zal elke patiënt automatisch ook toegang tot de maaltijdkeuzen van c-meal krijgen. We merken dat patiënten veel vlotter gebruik maken van mynexuzhealth als we het één op één kunnen uitleggen. Dat doen we tegenwoordig met de hulp van vrijwilligers, bijvoorbeeld als patiënten een COVID-test afnemen, of als ze een nieuwe afspraak maken bij het secretariaat."

Tijdswinst voor het personeel

"Voor het personeel is c-meal een grote verbetering," vult Silke Neels aan. "In de keuken weten ze nu perfect hoeveel maaltijden ze moeten klaarmaken en hoeveel ingrediënten ze moeten bestellen. Dat heeft enorm veel rust gebracht bij het personeel. De organisatie in de keuken loopt vlotter, het portioneren gaat sneller, het doorgeven van de porties gebeurt automatisch, de diëtisten hoeven dat niet meer te controleren en de logistieke medewerkers hoeven niet meer langs te gaan bij elke patiënt. Iedereen die bij de maaltijden betrokken is, profiteert dus van c-meal. Een extra voordeel: er is minder voedselverspilling, zowel in de keuken als bij de patiënt hebben we opmerkelijk minder overschotten."

Koppeling met bestaande systemen

"We werken verder ook met Horeco, een systeem dat technische fiches oplaadt met ingrediënten, bereidingen en allergenen. Dat systeem konden we vlot koppelen met c-meal. Enkel de allergenenlijst wordt nog niet automatisch geüpload in de app. Dat ligt niet aan het systeem, maar aan de leveranciers van de producten zelf. Eenmaal die informatie allemaal aanwezig is, zal dat ons nog een veel grotere tijdwinst opleveren. Nu moeten we die informatie zelf aanvullen in de keuken."

Betere patiëntbelevering en hogere tevredenheid

"Naast de grote tijdwinst voor het personeel, is ook de patiënttevredenheid een grote troef van  c-meal," gaat Silke Neels verder. "De diëtisten hebben meer tijd om echt bij patiënten langs te gaan om hen te bevragen en begeleiden. Je komt als diëtist elke dag op de dienst tegenwoordig, wat patiënten echt appreciëren. Ook over de app en de maaltijdservice is de tevredenheid groot. Je hoort patiënten wel eens zeggen dat het hier net een hotel is. Een kennis lag hier onlangs en zei dat hij héél tevreden was dat diëtisten langskwamen om het over de maaltijdkeuzes te hebben. Vóór c-meal hadden we daar minder tijd voor."

Procesoptimalisatie danzij digitalisering

"Tot slot bracht c-meal het extra voordeel dat we intern een aantal processen konden verbeteren. Bij de implementatie zijn we onze processen in vraag gaan stellen. Zo hebben we de hele flow vereenvoudigd. Ook de directie wil meer en meer digitaliseren, en c-meal past perfect in die strategie. De implementatie was dus een schot in de roos, en in de toekomst willen we nog verder deze weg inslaan."

Meer weten over c-meal? Bekijk hier de mogelijkheden of neem vrijblijvend contact op met een van onze consultants.